Mở payroll lần đầu cho tiệm nail: EIN, tài khoản thuế bang, báo cáo nhân viên mới, workers’ comp

Mở payroll lần đầu gồm những việc gì?

Sáu việc, theo thứ tự, vì việc sau cần kết quả của việc trước: không có EIN thì không mở được tài khoản bang, không đăng ký được EFTPS, không báo nhân viên mới được ^[1][2][4].

Chưa chắc thợ là W-2 hay 1099? Giải quyết chuyện đó trước khi mở payroll: Thợ nail 1099 hay W-2?

Bước 1: Xin EIN từ IRS

Xin EIN trực tiếp trên IRS.gov, miễn phí, mất vài phút. Nếu được duyệt, IRS cấp số ngay trên mạng ^[1].

Những điều cần biết ^[1][2]:

• Không bao giờ phải trả phí để có EIN. IRS cảnh báo có trang web thu phí xin EIN giùm — tránh các trang này ^[1].
• Giờ mở của công cụ xin EIN online (giờ miền Đông): Thứ Hai – Thứ Sáu 6 giờ sáng tới 1 giờ sáng hôm sau; Thứ Bảy 6 giờ sáng tới 9 giờ tối; Chủ nhật 6 giờ tối tới 12 giờ đêm ^[1].
• Mỗi người chịu trách nhiệm chỉ xin được 1 EIN mỗi ngày ^[1].
• Không xin online được thì có thể xin bằng điện thoại, fax hoặc thư ^[1].
• Không dùng SSN thay cho EIN trên các tờ khai payroll ^[2].
• Mua lại tiệm? Không dùng EIN của chủ cũ. Tiệm dưới tên anh chị dùng EIN của anh chị ^[2]. Xem Bàn giao tiệm nail sau khi mua.
• Đã xin mà chưa có số khi tới hạn nộp tờ khai: nộp tờ khai giấy, ghi “Applied For” và ngày xin ^[2].

Bước 2: Mở tài khoản thuế với bang

Tiệm có thợ W-2 thường phải đăng ký với bang để đóng thuế thất nghiệp bang, và ở bang có thuế thu nhập cá nhân thì còn để nộp tiền thuế bang trừ từ lương thợ. Mỗi bang có cơ quan và hạn đăng ký riêng.

Vì sao bước này quan trọng với cả thuế liên bang? Thuế thất nghiệp liên bang (FUTA) là 6,0% trên $7.000 đầu tiên của mỗi thợ, nhưng đa số tiệm được trừ tín dụng tới 5,4% nhờ đã đóng thuế thất nghiệp bang ^[3]. Đóng thuế bang đầy đủ, đúng hạn giúp tiệm giữ được phần tín dụng này. Chi tiết Form 940: xem Các mẫu đơn thuế và nhân sự tiệm nail.

Cách tìm đúng trang: gõ tên bang kèm “register as an employer” và chỉ mở trang có đuôi .gov. Nhiều bang cho đăng ký thuế thất nghiệp và thuế thu nhập trên cùng một trang.

Bước 3: Đăng ký EFTPS để nộp tiền thuế

Mọi khoản nộp tiền thuế payroll liên bang phải nộp điện tử, qua EFTPS, IRS Direct Pay hoặc tài khoản thuế doanh nghiệp trên IRS.gov ^[2]. EFTPS là cách nhiều tiệm và công ty payroll dùng.

Đăng ký EFTPS ^[4]:

1. Vào EFTPS.gov, chọn Enrollment, nhập EIN và thông tin tài khoản ngân hàng của tiệm.
2. Thông tin được đối chiếu với IRS.
3. Mã PIN gửi qua bưu điện trong 5–7 ngày làm việc, tới địa chỉ tiệm đã đăng ký với IRS. Vì vậy, đăng ký sớm.
4. Khi nộp tiền: phải đặt lệnh trước 8 giờ tối giờ miền Đông, ngày trước hạn ^[4].

Lịch nộp năm đầu: tiệm mới mở được tính là nộp theo tháng trong năm đầu, vì “kỳ nhìn lại” (lookback period) chưa có thuế ^[2]. Nộp theo tháng nghĩa là tiền thuế của các kỳ lương trong một tháng nộp chậm nhất ngày 15 tháng sau. Có ngoại lệ: nếu tiền thuế cộng dồn từ $100.000 trở lên, phải nộp ngay ngày làm việc kế tiếp và tiệm chuyển sang lịch nộp theo kỳ lương ^[2]. Lịch nộp đầy đủ: xem Lịch thuế & payroll cả năm.

Bước 4: Mua bảo hiểm workers’ comp

Workers’ comp do từng bang quản lý, không có chương trình chung của liên bang cho tiệm tư nhân. Bộ Lao động Liên bang hướng người lao động ở công ty tư nhân liên hệ cơ quan workers’ comp của bang ^[5].

Cách mua: hỏi giá ở 2–3 agent bảo hiểm. Agent sẽ hỏi số thợ, tiền lương dự kiến và loại công việc. Mua trước ngày thợ đầu tiên đi làm, không đợi có tai nạn.

Bước 5: Thu giấy tờ thợ và báo nhân viên mới

Ngày đầu đi làm: thợ W-2 điền Form W-4 (khấu trừ thuế liên bang) và Form I-9 Phần 1. Chủ tiệm làm I-9 Phần 2 trong 3 ngày làm việc ^[2][8]. Bang có thuế thu nhập thường có thêm mẫu khấu trừ thuế bang. Từng mẫu điền thế nào, giữ bao lâu: xem Các mẫu đơn thuế và nhân sự tiệm nail.

Báo nhân viên mới (new hire report): luật liên bang yêu cầu tiệm báo trong 20 ngày kể từ ngày thuê, cho bang nơi thợ làm việc. Một số bang yêu cầu sớm hơn; tiệm phải theo hạn của bang mình ^[9].

Bảy thông tin bắt buộc ^[9]:

Một số bang hỏi thêm thông tin khác ^[9].

Những điều hay bị bỏ sót ^[9]:

• Ai phải báo: người chưa từng làm cho tiệm, hoặc người cũ quay lại sau khi đã nghỉ từ 60 ngày liên tục trở lên.
• Thợ nghỉ trước hạn báo vẫn phải báo, vì đã có quan hệ làm việc và có lương.
• Báo bằng gì: nhiều bang nhận bản sao W-4 có thêm thông tin tiệm; báo qua trang web của bang được khuyến khích.
• Thợ chưa có SSN: không gửi được báo cáo thiếu SSN. Tiệm có 20 ngày lịch để báo kể từ ngày thợ nhận được SSN.
• Người làm 1099: luật liên bang không bắt buộc báo; một số bang có bắt buộc.
• Không báo: bang được phạt tối đa $25 cho mỗi nhân viên không báo, và tối đa $500 nếu chủ và thợ thông đồng không báo.
• Dùng cùng một EIN cho báo nhân viên mới và báo lương hằng quý, nếu không bang có thể tưởng tiệm không báo.

Bước 6: Chọn cách chạy payroll

Có 3 cách chính; cách nào thì tiệm vẫn là người chịu trách nhiệm cuối cùng. IRS nói rõ: dùng bên thứ ba như công ty payroll (PSP) hay đại lý báo cáo (reporting agent) không làm tiệm hết trách nhiệm bảo đảm tờ khai được nộp và tiền thuế được nộp đúng hạn ^[2].

Câu hỏi nên hỏi trước khi chọn:

1. Có tự nộp tiền thuế liên bang và bang giùm tiệm không? Nộp qua tài khoản nào?
2. Có làm 941, 940, W-2, W-3 và tờ khai bang không?
3. Có báo nhân viên mới cho bang giùm không?
4. Tính được lương tối thiểu bù cho thợ ăn commission và overtime không? Xem Trả lương thợ nail.
5. Ghi được tip báo theo thợ và ra đúng ô 12 mã TP, ô 14b trên W-2 không?
6. Nếu họ nộp trễ vì lỗi của họ, ai trả tiền phạt? Ghi trong hợp đồng chưa?
7. Có cho tiệm xem lại mỗi khoản nộp không?

Kỳ lương đầu tiên: kiểm gì trước khi trả?

Kiểm 3 nhóm: số giờ, số tiền và số thuế. Kỳ lương đầu sai thì các kỳ sau sai theo.

1. Số giờ và tiền công

• Luật lao động liên bang (FLSA) yêu cầu ghi tổng giờ làm mỗi ngày và mỗi tuần của thợ không thuộc diện miễn ^[10]. Thợ ăn commission vẫn phải chấm giờ.
• Một tuần làm việc là 168 giờ liên tục trong 7 ngày, bắt đầu vào ngày giờ tiệm chọn; không được cộng gộp 2 tuần để tính overtime ^[10].
• Commission + lương phải đủ lương tối thiểu cho số giờ làm; làm quá 40 giờ/tuần thì tính overtime ^[10]. Cách kiểm: xem Trả lương thợ nail.

2. Tip

• Thợ báo tip tiền mặt cho tiệm chậm nhất ngày 10 tháng sau, nếu tip trong tháng từ $20 trở lên ^[11].
• Tiệm trừ thuế thu nhập, Social Security và Medicare trên cả lương lẫn tip đã báo ^[11]. Xem Báo cáo tip của thợ nail.

3. Thuế

• Social Security 6,2% + Medicare 1,45% = 7,65%, trừ của thợ, và tiệm đóng thêm 7,65% của tiệm ^[2]. Phần Social Security chỉ tính tới $184.500 lương mỗi thợ trong năm 2026 ^[2].
• Thuế thu nhập liên bang trừ theo W-4 của từng thợ và bảng của IRS (Publication 15-T) ^[2].
• Thuế bang theo cơ quan thuế của bang.

Kế tiếp: Form 941 quý 4/2026 và Form 940 năm 2026 hạn 01/02/2027. Mỗi quý sau đó nộp 941. Xem Lịch thuế & payroll cả năm.

Sai lầm thường gặp

• Trả phí cho trang web lạ để xin EIN. EIN miễn phí trên IRS.gov ^[1].
• Dùng EIN của chủ cũ sau khi mua tiệm ^[2].
• Chờ tới ngày trả lương mới đăng ký EFTPS. PIN đi bưu điện mất 5–7 ngày làm việc ^[4].
• Quên mở tài khoản thuế bang → không đóng thuế thất nghiệp bang đúng hạn, có thể mất phần tín dụng FUTA ^[3].
• Không mua workers’ comp ở bang bắt buộc, như California, vì “tiệm chỉ có 1–2 thợ” ^[6].
• Báo nhân viên mới trễ hoặc quên báo thợ cũ quay lại sau 60 ngày ^[9].
• Giao hết cho công ty payroll rồi không kiểm. Tiệm vẫn chịu trách nhiệm ^[2].
• Không chấm giờ thợ ăn commission — không có giờ thì không chứng minh được đủ lương tối thiểu và overtime ^[10].

Khi nào anh chị nên gọi chuyên gia?

• Chưa chọn loại hình tiệm (sole proprietor, LLC, S-corp) — gặp CPA trước khi xin EIN.
• Chuyển cả tiệm từ 1099 sang W-2 — gặp CPA xem chương trình VCSP trước. Xem Thợ nail 1099 hay W-2?
• Mua lại tiệm đang có thợ — hỏi CPA về EIN, tài khoản thuế bang và hồ sơ thợ cũ.
• Tiệm ở Texas và đang cân nhắc không mua workers’ comp — hỏi luật sư và agent bảo hiểm.
• Có thợ ở 2 bang (tiệm thứ hai bên kia ranh giới bang) — hỏi về báo nhân viên mới và thuế bang.

Checklist mở payroll (bản in)

Chép hoặc in phần dưới, đánh dấu ✔ khi xong.

4 tuần trước kỳ lương đầu

• ☐ Chọn loại hình tiệm với CPA.
• ☐ Xin EIN trên IRS.gov (miễn phí). EIN: ……………
• ☐ Mở tài khoản thuế thất nghiệp bang. Số tài khoản: ……………
• ☐ Mở tài khoản thuế thu nhập bang (nếu bang có). Số tài khoản: ……………

3 tuần trước

• ☐ Đăng ký EFTPS. Ngày nhận PIN: ……………
• ☐ Hỏi giá workers’ comp ở 2–3 agent. Mua trước ngày thợ đầu tiên đi làm.

2 tuần trước

• ☐ Chọn cách chạy payroll: tự làm / công ty payroll / CPA.
• ☐ Chọn kỳ lương và ngày trả lương.
• ☐ Chọn ngày bắt đầu tuần làm việc (để tính overtime).
• ☐ Chuẩn bị cách chấm giờ vào – ra và sổ tip.

Ngày đầu của mỗi thợ

• ☐ W-4 + mẫu khấu trừ thuế bang (nếu có).
• ☐ I-9 Phần 1 (thợ điền trong ngày).

Trong 3 ngày làm việc

• ☐ I-9 Phần 2 (chủ tiệm xem giấy tờ bản gốc).

Trong 20 ngày (hoặc sớm hơn theo bang)

• ☐ Báo nhân viên mới. Ngày báo: ……………

Sau kỳ lương đầu

• ☐ Kiểm giờ, commission, tip, thuế đã trừ.
• ☐ Nộp tiền thuế đúng lịch (tiệm mới: ngày 15 tháng sau).
• ☐ Vào EFTPS kiểm tiền đã vào IRS.

Số điện thoại CPA / công ty payroll / agent bảo hiểm: ……………………

Câu hỏi thường gặp

Tiệm chỉ có thợ 1099 thì có cần mở payroll không?

Không cần chạy payroll cho người làm 1099 thật sự. Nhưng tiệm vẫn phải lấy W-9 trước khi trả tiền và phát 1099-NEC khi trả một người từ $2.000 trở lên trong năm 2026. Xem Các mẫu đơn thuế và nhân sự tiệm nail.

Chủ tiệm có tự trả lương cho mình qua payroll không?

Tuỳ loại hình tiệm. Đây là câu nên hỏi CPA ngay khi chọn loại hình, trước khi mở payroll. Chủ tiệm tự kinh doanh không nhận lương W-2 thì tự nộp thuế ước tính: xem Thuế ước tính hằng quý.

Xin EIN mất bao lâu?

Xin online trên IRS.gov thường mất vài phút; nếu được duyệt, IRS cấp số ngay ^[1]. Xin bằng thư hoặc fax lâu hơn.

Có cần đăng ký EFTPS nếu công ty payroll nộp giùm?

Không bắt buộc, nhưng nên. Tự có tài khoản EFTPS giúp anh chị xem tiền thuế đã vào IRS chưa ^[4]. Tiệm vẫn chịu trách nhiệm nếu tiền không được nộp ^[2].

Báo nhân viên mới ở đâu?

Báo cho cơ quan new hire của bang nơi thợ làm việc. Danh sách trang của từng bang có trên trang New Hire Reporting của ACF ^[9].

Thợ part-time có phải báo nhân viên mới không?

Có. Báo nhân viên mới áp dụng cho người được thuê và trả lương, không phân biệt làm nhiều hay ít giờ. Tiêu chí là người đó có phải nhân viên phải điền W-4 hay không ^[9].

Tóm lại

• Thứ tự: EIN → tài khoản thuế bang → EFTPS → workers’ comp → W-4, I-9, báo nhân viên mới → chọn cách chạy payroll.
• EIN miễn phí trên IRS.gov; 1 EIN mỗi ngày cho mỗi người chịu trách nhiệm; không dùng EIN của chủ cũ ^[1][2].
• EFTPS: PIN qua bưu điện 5–7 ngày làm việc; đặt lệnh trước 8 giờ tối ET ngày trước hạn ^[4]. Tiệm mới nộp tiền theo tháng năm đầu ^[2].
• Báo nhân viên mới trong 20 ngày (bang có thể ngắn hơn), đủ 7 thông tin ^[9].
• Workers’ comp: California bắt buộc kể cả 1 nhân viên; Texas không bắt buộc trong đa số trường hợp nhưng phải báo bang nếu không mua ^[6][7].
• Thuê công ty payroll không làm tiệm hết trách nhiệm ^[2].

Bài liên quan

• Thuế, Tip & Payroll cho tiệm nail — cẩm nang cho chủ tiệm
• Lịch thuế & payroll cả năm cho tiệm nail · Các mẫu đơn thuế và nhân sự tiệm nail
• Trả lương thợ nail: commission, lương tối thiểu và overtime · Báo cáo tip của thợ nail
• Thợ nail 1099 hay W-2? · Bàn giao tiệm nail sau khi mua

Nguồn tham khảo

1. Get an employer identification number — IRS. https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/get-an-employer-identification-number
2. Publication 15 (2026), (Circular E), Employer’s Tax Guide — mục 1 (EIN), mục 4 (new employees, new hire reporting), mục 9 (Form W-4), mục 11 (deposits), Third-party payer; bảng mức lương chịu thuế Social Security 2026 — IRS. https://www.irs.gov/publications/p15
3. Instructions for Form 940 (2025) — IRS. https://www.irs.gov/instructions/i940
4. Welcome to EFTPS — U.S. Department of the Treasury. https://www.eftps.gov/eftps/
5. Workers’ Compensation — U.S. Department of Labor. https://www.dol.gov/general/topic/workcomp
6. DWC employer information — California Department of Industrial Relations, Division of Workers’ Compensation. https://www.dir.ca.gov/dwc/employer.htm
7. Employer resources (workers’ compensation) — Texas Department of Insurance. https://www.tdi.texas.gov/wc/employer/index.html
8. Completing Section 2, Employer Review and Attestation — USCIS. https://www.uscis.gov/i-9-central/completing-form-i-9/completing-section-2-employer-review-and-attestation
9. New Hire Reporting — Office of Child Support Services, Administration for Children and Families (ACF). https://www.acf.gov/css/employers/employer-responsibilities/new-hire-reporting
10. Handy Reference Guide to the Fair Labor Standards Act — U.S. Department of Labor, Wage and Hour Division. https://www.dol.gov/agencies/whd/compliance-assistance/handy-reference-guide-flsa
11. Tip recordkeeping and reporting — IRS. https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/tip-recordkeeping-and-reporting · Bản tiếng Việt: https://www.irs.gov/vi/businesses/small-businesses-self-employed/tip-recordkeeping-and-reporting

Lịch sử cập nhật

• 26/10/2026: Đăng lần đầu.