Các mẫu đơn thuế và nhân sự tiệm nail: W-4, I-9, W-9, 1099-NEC, W-2, 941, 940

Tiệm nail cần những mẫu đơn nào?

Có hai nhóm: mẫu đơn thu từ người làm (tiệm giữ, không nộp) và mẫu đơn tiệm nộp cho cơ quan nhà nước. Nhầm hai nhóm này là lỗi rất hay gặp.

Hạn của từng mẫu trong cả năm (kể cả ngày dời khi rơi vào cuối tuần): xem Lịch thuế & payroll cả năm.

Ngày đầu thợ W-2 đi làm: Form W-4 và giấy của bang

Mỗi thợ W-2 mới phải đưa tiệm một Form W-4 đã ký khi bắt đầu làm ^[1]. Tiệm dùng W-4 để tính thuế thu nhập liên bang trừ mỗi kỳ lương.

Những điều chủ tiệm cần biết về W-4 ^[1]:

• Dùng mẫu W-4 của năm hiện tại (năm 2026 là W-4 bản 2026). Mẫu mới tải ở IRS.gov/Forms.
• Thợ không nộp W-4? Tiệm trừ thuế như thể thợ chọn “Single or Married filing separately” và không ghi gì ở Bước 2, 3, 4. Quy tắc này áp dụng cả cho thợ cũ quay lại làm năm 2026 mà không nộp W-4 mới.
• Thợ ghi “exempt” (miễn trừ thuế)? Chỉ có hiệu lực trong năm dương lịch đó. Muốn tiếp tục miễn, thợ phải nộp W-4 mới trước 15/02 năm sau. Không nộp → tiệm bắt đầu trừ thuế theo mức “Single” ở trên.
• Không gửi W-4 cho IRS. Tiệm giữ trong hồ sơ. Chỉ gửi khi IRS có thư yêu cầu bản sao W-4 của một thợ cụ thể.
• Thư “lock-in letter” của IRS: nếu IRS thấy một thợ bị trừ thuế quá ít, IRS có thể gửi thư cho tiệm, chỉ định mức trừ. Tiệm phải đưa bản của thợ cho thợ trong 10 ngày làm việc và trừ theo thư từ ngày ghi trong thư.

Giấy khấu trừ thuế của bang: bang có thuế thu nhập cá nhân thường có mẫu riêng, tương tự W-4. Texas và Florida không có thuế thu nhập cá nhân của bang.

Ghi tên và SSN cho đúng. IRS khuyên ghi tên và SSN của thợ theo thẻ Social Security nếu có. Thợ chưa có thẻ thì nên xin; tiệm có thể kiểm tra tên – SSN bằng dịch vụ miễn phí SSNVS của SSA ^[1]. Sai tên hoặc SSN là lỗi W-2 hay gặp nhất cuối năm.

Báo cáo nhân viên mới: liên bang yêu cầu báo trong 20 ngày kể từ ngày thuê; nhiều bang nhận bản sao W-4 kèm thông tin tiệm làm giấy báo ^[1][8]. Cách làm từng bước: xem Mở payroll lần đầu cho tiệm nail.

Form I-9: điền thế nào cho đúng hạn?

Mọi nhân viên tiệm thuê và trả lương đều phải có Form I-9, không phân biệt quốc tịch ^[4]. I-9 có 2 phần chính và 2 phụ lục ^[4].

Xem giấy tờ đúng cách ^[3]:

• Thợ phải đưa giấy tờ bản gốc, còn hạn, thuộc danh sách giấy tờ được chấp nhận của I-9. Bản sao giấy khai sinh có chứng thực được chấp nhận.
• Chủ tiệm phải cầm, xem tận tay giấy tờ. Chỉ tiệm tham gia E-Verify mới được dùng cách xem giấy tờ từ xa mà Bộ Nội an cho phép.
• Giấy tờ trông không thật hoặc không phải của người đó → cho thợ đưa giấy tờ khác trong danh sách.

Người giúp điền, dịch: thợ không đọc được tiếng Anh có thể nhờ người giúp điền hoặc dịch Phần 1; người giúp ký Phụ lục A ^[2][4]. Số SSN ở Phần 1 là không bắt buộc, trừ khi tiệm dùng E-Verify ^[2].

Thuê người làm 1099: Form W-9 trước, 1099-NEC sau

Lấy Form W-9 trước khi trả đồng đầu tiên. W-9 cho tiệm tên, địa chỉ và số thuế (TIN) của người làm 1099. Tiệm cần số này để làm 1099-NEC cuối năm ^[5].

Vì sao phải lấy trước? Nếu người nhận tiền không đưa số thuế, tiệm phải trừ 24% số tiền trả và nộp cho IRS — gọi là backup withholding ^[1][5]. Với tiền công dịch vụ (nonemployee compensation), việc trừ 24% áp dụng ngay, kể cả khi người đó đang chờ xin số thuế ^[5].

1099-NEC: khi nào phải phát? Với tiền trả trong năm 2026, tiệm phải phát 1099-NEC khi trả cho một người làm 1099 từ $2.000 trở lên trong năm (trước đây là $600). Ngưỡng này có thể được điều chỉnh theo lạm phát từ năm 2027 ^[6].

Hạn 1099-NEC: phát cho người nhận và nộp cho IRS cùng hạn ngày 31/01 ^[6]. Năm nay 31/01/2027 là Chủ nhật, nên hạn là Thứ Hai 01/02/2027.

Ô mới trên 1099-NEC: bản hướng dẫn hiện hành có thêm ô 1b (tip tiền mặt nằm trong ô 1a), ô 1c (mã nghề nhận tip — Treasury Tipped Occupation Code) và ô 1d (tiền overtime) ^[6]. Thợ nail có mã nghề 605. Chi tiết về tip: xem Báo cáo tip của thợ nail.

Cuối năm: W-2 và W-3

Mỗi thợ W-2 nhận một Form W-2, và tiệm nộp tất cả W-2 kèm W-3 cho SSA. Với năm 2026, cả hai việc hạn 01/02/2027 ^[7].

Ba điều cần kiểm trước khi phát W-2 ^[7]:

1. Tên và SSN khớp thẻ Social Security của thợ.
2. Tip: từ năm 2026, W-2 có ô 12 mã TP (tổng tip tiền mặt thợ đã báo) và ô 14b (mã nghề nhận tip). Ô 14 cũ đổi thành ô 14a.
3. Tổng W-3 khớp 4 tờ 941 của năm: tiền lương, tiền Social Security, Medicare và thuế đã trừ ^[1]. Không khớp, IRS hoặc SSA có thể liên lạc hỏi.

Nộp giấy hay nộp điện tử? Tiệm phải nộp điện tử nếu tổng số W-2 cộng các tờ thông tin khác (như 1099) từ 10 tờ trở lên ^[7]. SSA có dịch vụ nộp W-2 điện tử miễn phí (Business Services Online) ^[1].

Xin thêm thời gian? Gia hạn nộp W-2 cho SSA không tự động. Tiệm chỉ xin được một lần 30 ngày bằng Form 8809, và IRS chỉ chấp nhận trong trường hợp đặc biệt ^[7]. Vì vậy, đối chiếu từ tháng 11–12 là cách chắc nhất.

Mỗi quý và mỗi năm: Form 941, 940 (và 944)

Form 941 là tờ khai thuế payroll mỗi quý: tổng lương, tip, thuế thu nhập đã trừ, Social Security và Medicare của thợ và của tiệm ^[1]. Form 940 là tờ khai thuế thất nghiệp liên bang (FUTA) mỗi năm ^[10].

Form 940 — tiệm có phải nộp không? Tiệm thuộc diện FUTA năm 2026 nếu ^[1]:

• Trả lương từ $1.500 trong bất kỳ quý nào của năm 2025 hoặc 2026, hoặc
• Có ít nhất 1 nhân viên làm (dù một phần ngày) trong 20 tuần khác nhau trở lên của năm 2025 hoặc 2026.

Tiệm có thợ W-2 làm quanh năm gần như chắc chắn thuộc diện này.

FUTA tính thế nào? Thuế FUTA là 6,0% trên $7.000 đầu tiên của mỗi nhân viên trong năm. Đa số tiệm được trừ tín dụng tới 5,4% nhờ đã đóng thuế thất nghiệp bang. Tiền FUTA cộng dồn trên $500 thì phải nộp theo quý ^[10].

Form 944 thay cho 941? Form 944 là tờ khai năm cho tiệm rất nhỏ. Tiệm chỉ được nộp 944 khi đã nhận thư của IRS cho phép; không tự đổi được ^[1].

Thuê công ty payroll có hết trách nhiệm không? Không. Dùng công ty payroll hay đại lý (reporting agent) không làm tiệm hết trách nhiệm bảo đảm tờ khai được nộp và tiền thuế được nộp đúng hạn ^[1]. Vẫn nên tự kiểm tra định kỳ.

Giữ mẫu đơn ở đâu, bao lâu?

Mỗi loại giấy có thời hạn giữ riêng, do cơ quan khác nhau quy định.

Giữ ở đâu? I-9 bản giấy có chữ ký tay có thể giữ ở tiệm hoặc nơi lưu trữ khác, miễn đưa ra được trong 3 ngày làm việc khi được yêu cầu ^[9]. Nên giữ I-9 trong một bìa riêng, không kẹp chung hồ sơ lương — để khi kiểm tra I-9, không phải đưa kèm giấy tờ khác.

Danh mục đầy đủ hồ sơ thuế cần giữ và cách sắp xếp: xem Sổ sách, giấy tờ tiệm nail phải giữ bao lâu.

Sai lầm thường gặp

• Đưa W-9 cho thợ W-2 hoặc W-4 cho người làm 1099. Mỗi loại thợ một bộ giấy riêng.
• Để thợ làm cả tuần rồi mới làm I-9. Phần 1 phải xong ngày đầu, Phần 2 trong 3 ngày làm việc ^[2][3].
• Gửi W-4 hoặc I-9 cho IRS, USCIS. Cả hai đều do tiệm giữ ^[1][9].
• Trả tiền người làm 1099 mà không có W-9. Có thể phải trừ 24% backup withholding ^[5].
• Dùng ngưỡng $600 cũ cho tiền trả năm 2026. Ngưỡng mới là $2.000 ^[6].
• Quên cộng dồn nhiều lần trả nhỏ cho cùng một người khi xét ngưỡng 1099-NEC.
• Nộp giấy khi đã đủ 10 tờ W-2 và 1099. Từ 10 tờ phải nộp điện tử ^[7].
• Huỷ I-9 khi thợ vừa nghỉ. Phải tính mốc 3 năm / 1 năm trước khi huỷ ^[9].

Khi nào anh chị nên gọi chuyên gia?

• Nhận thư của IRS hoặc SSA báo W-2 sai tên/SSN, hoặc W-3 không khớp 941.
• Nhận thư “lock-in letter” về W-4 của một thợ.
• Có cơ quan nhà nước yêu cầu kiểm tra I-9 → gọi luật sư ngay, trước khi đưa giấy.
• Tiệm trả tiền cho nhiều người làm 1099 và anh chị chưa chắc ai thật sự là 1099.
• Tiệm mua lại từ chủ cũ: hồ sơ W-4, I-9 của thợ cũ xử lý thế nào. Xem Bàn giao tiệm nail sau khi mua.

Checklist hồ sơ mỗi thợ (bản in)

Chép hoặc in phần dưới, kẹp đầu mỗi hồ sơ thợ.

Thợ W-2 — ngày đầu tiên

• ☐ Form W-4 (bản năm hiện tại), đã ký.
• ☐ Giấy khấu trừ thuế của bang (nếu bang có thuế thu nhập).
• ☐ Form I-9 Phần 1 — thợ điền, ký trong ngày đầu.
• ☐ Tên và SSN khớp thẻ Social Security.

Thợ W-2 — trong 3 ngày làm việc

• ☐ Form I-9 Phần 2 — chủ tiệm xem giấy tờ bản gốc, ký.
• ☐ Cất I-9 vào bìa I-9 riêng.

Thợ W-2 — trong 20 ngày (hoặc sớm hơn theo bang)

• ☐ Báo nhân viên mới cho bang. Ghi ngày báo: ……………

Người làm 1099 — trước lần trả tiền đầu

• ☐ Form W-9 đã ký, có số thuế.
• ☐ Ghi tổng tiền đã trả trong năm: $………

Cuối năm (tháng 11–1)

• ☐ Kiểm tên, SSN, địa chỉ của mọi thợ W-2.
• ☐ Đối chiếu tổng tip đã báo với ô 12 TP.
• ☐ Ai làm 1099 nhận từ $2.000 (năm 2026) → phát 1099-NEC trước 01/02/2027.
• ☐ Đếm tổng số W-2 + 1099: từ 10 tờ → nộp điện tử.

Khi thợ nghỉ

• ☐ Ghi ngày nghỉ. Tính ngày được huỷ I-9: ……………

Câu hỏi thường gặp

Thợ cũ quay lại làm có phải điền W-4 và I-9 mới không?

Với W-4: thợ quay lại làm năm 2026 mà không nộp W-4 mới thì tiệm trừ thuế theo mức “Single, không điều chỉnh” ^[1]. Với I-9: tiệm dùng Phụ lục B cho người được nhận lại ^[4]. Quy định chi tiết về thời gian nhận lại nằm trong hướng dẫn I-9; hỏi luật sư nếu chưa chắc.

Thợ không có SSN thì điền W-4 thế nào?

Thợ nên xin SSN. Liên bang không cho báo nhân viên mới mà thiếu SSN; ITIN hoặc số thẻ xanh không thay được SSN. Tiệm có 20 ngày để báo kể từ ngày thợ nhận được SSN ^[8].

Công ty payroll lo hết các mẫu đơn này không?

Thường họ lo 941, 940, W-2, W-3 và có thể lo báo nhân viên mới. Nhưng W-4, I-9, W-9 vẫn do tiệm thu và giữ. Và tiệm vẫn chịu trách nhiệm nếu tờ khai hoặc tiền thuế bị trễ ^[1].

Người làm 1099 dưới $2.000 thì có cần W-9 không?

Nên lấy. W-9 giúp tiệm có số thuế đúng nếu sau này tổng tiền vượt $2.000, và tránh phải trừ backup withholding 24% ^[5][6].

1099-NEC có được gia hạn tự động không?

Hướng dẫn hiện hành yêu cầu phát và nộp 1099-NEC cùng hạn 31/01 ^[6]. Đừng trông vào gia hạn; chuẩn bị từ tháng 12.

Có cần dịch I-9 sang tiếng Việt cho thợ không?

Thợ có thể nhờ người giúp dịch hoặc điền Phần 1; người giúp ký Phụ lục A ^[2][4]. Phần 2 vẫn do chủ tiệm hoặc người được uỷ quyền làm.

Tóm lại

• Thợ W-2: W-4 và I-9 khi bắt đầu làm — I-9 Phần 1 ngày đầu, Phần 2 trong 3 ngày làm việc ^[2][3]. Báo nhân viên mới trong 20 ngày ^[8].
• Người làm 1099: W-9 trước khi trả tiền; không có số thuế → trừ 24% ^[5]. 1099-NEC khi trả từ $2.000 trong năm 2026 ^[6].
• Cuối năm: W-2, W-3, 1099-NEC, 941 quý 4, 940 — hạn 01/02/2027. Từ 10 tờ W-2 + 1099 → nộp điện tử ^[7].
• Giữ: hồ sơ thuế payroll ít nhất 4 năm ^[11]; I-9 3 năm sau ngày thuê hoặc 1 năm sau ngày nghỉ, lấy mốc muộn hơn ^[9].
• Dùng công ty payroll không làm tiệm hết trách nhiệm ^[1].

Bài liên quan

• Thuế, Tip & Payroll cho tiệm nail — cẩm nang cho chủ tiệm
• Lịch thuế & payroll cả năm cho tiệm nail · Mở payroll lần đầu cho tiệm nail
• Thợ nail 1099 hay W-2? · Báo cáo tip của thợ nail
• Sổ sách, giấy tờ tiệm nail phải giữ bao lâu — và cách chọn CPA · Tuyển và giữ thợ nail giỏi

Nguồn tham khảo

1. Publication 15 (2026), (Circular E), Employer’s Tax Guide — mục 4 (New employees, new hire reporting), mục 9 (Form W-4), mục 14 (FUTA), Form 944, Third-party payer — IRS. https://www.irs.gov/publications/p15
2. Completing Section 1, Employee Information and Attestation — USCIS (cập nhật 11/09/2026). https://www.uscis.gov/i-9-central/completing-form-i-9/completing-section-1-employee-information-and-attestation
3. Completing Section 2, Employer Review and Attestation — USCIS (cập nhật 18/09/2026). https://www.uscis.gov/i-9-central/completing-form-i-9/completing-section-2-employer-review-and-attestation
4. Completing Form I-9 — USCIS (cập nhật 11/09/2026). https://www.uscis.gov/i-9-central/completing-form-i-9
5. Instructions for the Requester of Form W-9 (03/2024) — IRS. https://www.irs.gov/instructions/iw9
6. Instructions for Forms 1099-MISC and 1099-NEC — IRS. https://www.irs.gov/instructions/i1099mec
7. General Instructions for Forms W-2 and W-3 (2026) — IRS. https://www.irs.gov/instructions/iw2w3
8. New Hire Reporting — Office of Child Support Services, Administration for Children and Families (ACF). https://www.acf.gov/css/employers/employer-responsibilities/new-hire-reporting
9. Handbook for Employers M-274, mục 10.0 Retaining Form I-9 — USCIS. https://www.uscis.gov/i-9-central/form-i-9-resources/handbook-for-employers-m-274/100-retaining-form-i-9
10. Instructions for Form 940 (2025) — IRS. https://www.irs.gov/instructions/i940
11. How long should I keep records? — IRS. https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/how-long-should-i-keep-records · Bản tiếng Việt: https://www.irs.gov/vi/businesses/small-businesses-self-employed/how-long-should-i-keep-records

Lịch sử cập nhật

• 26/10/2026: Đăng lần đầu.