Bàn giao tiệm nail sau khi mua: 30 ngày đầu với thợ, khách, giấy phép và payroll

Ngày nhận tiệm: bàn giao những gì?

Nhận theo danh sách, ký biên bản, không nhận “miệng”. Danh sách tài sản đã nằm trong hợp đồng mua bán (xem Hợp đồng mua bán tiệm nail). Ngày nhận tiệm là lúc đối chiếu danh sách đó với thực tế.

Biên bản bàn giao nên có 6 phần:

Hỏi chủ cũ những gì không nằm trên giấy: khách nào khó tính, thợ nào hay đổi ca, nhà cung cấp nào giao trễ, ống nước nào hay nghẹt. Nếu hợp đồng có điều khoản chủ cũ ở lại hướng dẫn, lên lịch cụ thể từng ngày.

Danh sách đầy đủ những gì phải kiểm trước khi xuống tiền có trong bài Mua – sang tiệm nail: checklist kiểm tra trước khi xuống tiền.

Giấy phép tiệm: không dùng tiếp license của chủ cũ

Ở nhiều bang, license tiệm gắn với đúng chủ và đúng địa điểm, nên đổi chủ là phải xin license mới. Cơ quan Quản lý Doanh nghiệp Nhỏ Liên bang (SBA) nói người mua doanh nghiệp phải nhận lại giấy phép cần thiết từ chủ cũ, hoặc tự xin mới ^[10].

Hai bang đã có câu chữ rõ trên trang chính thức:

• California: license tiệm chỉ có giá trị cho đúng địa điểm và đúng chủ được cấp. Mua tiệm từ chủ cũ thì chủ mới nộp đơn xin license tiệm mới (Establishment Application), chủ cũ điền đơn đóng tiệm (Establishment Closure) ^[8]. Board cũng ghi hoạt động tiệm không có license là vi phạm, bị phạt $1.000 ^[8].
• New York: tiệm đổi chủ vì bất kỳ lý do gì thì phải nộp đơn xin license tiệm mới; thợ thuê chỗ (Area Renter) gắn với tiệm cũ phải xin lại vì license của họ bị huỷ ^[9].

Việc của anh chị:

1. Nộp đơn license tiệm mới càng sớm càng tốt — lý tưởng là trước ngày nhận tiệm, nếu bang cho phép.
2. Hỏi Board: trong lúc chờ, tiệm có được mở cửa không; có kiểm tra trước khi cấp không.
3. Kiểm license từng thợ còn hạn trên trang tra cứu của Board.
4. Treo license đúng chỗ theo quy định bang khi có license mới.
5. Business license của thành phố/quận, giấy phép bảng hiệu: đổi tên chủ theo quy định địa phương.

Chi tiết gia hạn, treo license, đổi tên, dời địa điểm: Giấy phép tiệm và thợ nail: gia hạn, thất lạc, bị phạt thì làm gì.

EIN, ngân hàng, máy thẻ: tách hẳn khỏi chủ cũ

Tiệm của anh chị cần EIN của chính anh chị — không dùng EIN của chủ cũ. Hướng dẫn Form SS-4 của IRS (đơn xin EIN) có ô “Purchased going business” cho người mua doanh nghiệp đang chạy, và ghi rõ: không dùng EIN của chủ cũ, trừ khi anh chị trở thành chủ một corporation bằng cách mua cổ phần của nó ^[1]. Ấn phẩm 15 của IRS cũng nhắc: nếu tiếp quản doanh nghiệp của một chủ thuê khác, không dùng EIN của chủ thuê đó ^[3].

IRS có trang “Khi nào cần xin EIN mới?” bằng tiếng Việt, chia theo từng loại hình doanh nghiệp ^[2]. Đổi tên hay đổi địa điểm thường không cần EIN mới ^[2].

Ngân hàng và máy thẻ — làm trước ngày nhận tiệm:

• Tài khoản ngân hàng mới đứng tên tiệm của anh chị (EIN mới). Tiền thẻ của ngày đầu tiên phải vào tài khoản của anh chị, không phải của chủ cũ.
• Tài khoản xử lý thẻ (merchant account) mới. Máy thẻ đang thuê của chủ cũ thường không tự chuyển — xem hợp đồng thuê máy.
• Phần mềm POS: chuyển tài khoản sang tên anh chị, hoặc mở tài khoản mới và lấy dữ liệu khách, lịch hẹn nếu hợp đồng cho phép. Cách chọn phần mềm: Chọn phần mềm POS cho tiệm nail.
• Bảo hiểm đứng tên anh chị, có hiệu lực từ ngày nhận tiệm — không dựa vào bảo hiểm của chủ cũ.

Thợ: giấy tờ I-9, W-4 và cách nói chuyện tuần đầu

Gặp thợ ngay ngày đầu, trước khi tin đồn đi trước anh chị. Sau đó làm giấy tờ cho đúng, vì với IRS và USCIS, anh chị là chủ thuê mới.

Form I-9 — chọn một trong hai cách và áp dụng cho tất cả thợ được giữ lại. Theo Sở Di trú (USCIS), chủ thuê mua lại hoặc sáp nhập một công ty có hai lựa chọn ^[6]:

Form W-4 — xin W-4 mới. Ấn phẩm 15 ghi: chủ thuê kế nhiệm nên lấy W-4 mới từ thợ được chuyển sang, trừ khi áp dụng cách thay thế trong Rev. Proc. 2004-53 ^[3]. Mỗi thợ mới cũng điền W-4 năm 2026 ^[3].

Báo cáo thợ mới (new hire report). Mọi bang đều có cơ quan nhận báo cáo nhân viên mới; chủ thuê phải báo mỗi nhân viên mới ^[3].

Thợ 1099 hay W-2? Đừng giữ cách làm cũ chỉ vì “trước giờ vẫn vậy”. Ngày đổi chủ là lúc tốt nhất để làm cho đúng. Xem Thợ nail 1099 hay W-2? và hỏi CPA trước kỳ lương đầu.

Buổi nói chuyện đầu tiên với thợ — 5 điều nên nói:

1. Ai là chủ mới, từ ngày nào, liên lạc với ai khi có chuyện.
2. Lương trả thế nào, ngày nào trong tháng đầu — nói con số và ngày cụ thể.
3. Tip vẫn là của thợ. Chủ tiệm không được giữ phần nào của tip ^[11].
4. Những gì giữ nguyên trong 30 ngày (giờ mở cửa, cách chia turn, giá).
5. Những gì sẽ thay đổi, và khi nào. Đổi ít thôi, báo trước.

Cách chia turn công bằng để thợ cũ không thấy bị thiệt khi có thợ mới: Chia turn thợ nail. Nội quy song ngữ để giao từ tuần đầu: Nội quy tiệm nail.

Kỳ payroll đầu tiên của chủ mới

Kỳ lương đầu tiên chạy bằng EIN của anh chị, từ tài khoản của anh chị, theo lịch nộp thuế của chủ thuê mới. Đây là kỳ lương thợ nhìn vào để quyết định có ở lại hay không — trả đúng ngày, đúng số.

Những gì IRS nói về chủ mới:

• Lịch nộp thuế payroll: với tiệm nộp Form 941, khoản thuế trong giai đoạn trước khi anh chị bắt đầu hoặc mua lại doanh nghiệp được coi bằng 0, nên anh chị nộp theo tháng trong năm đầu tiên ^[3]. Theo lịch tháng, thuế của tháng nào nộp chậm nhất ngày 15 tháng sau ^[3].
• Nộp điện tử: mọi khoản nộp thuế liên bang phải bằng chuyển khoản điện tử, ví dụ EFTPS ^[3].
• Form 941 hằng quý: hạn 30/04, 31/07, 31/10 và 31/01 ^[3].
• Lương chủ cũ đã trả trong năm: khi đủ điều kiện, lương chủ cũ đã trả được tính như do chủ mới trả để áp mức trần Social Security ($184.500 năm 2026) ^[3]. Với thuế thất nghiệp liên bang (FUTA), anh chị có thể được tính lương chủ cũ đã trả khi xét mức $7.000 ^[3].

W-2 cuối năm cho thợ được giữ lại. Nếu anh chị mua hoặc bán doanh nghiệp trong năm, IRS chỉ tới Rev. Proc. 2004-53 để biết ai làm W-2 ^[4]. Có hai cách ^[5]:

• Cách tiêu chuẩn: chủ cũ làm W-2 cho lương chủ cũ đã trả; anh chị làm W-2 cho lương anh chị trả. Thợ nhận 2 tờ W-2.
• Cách thay thế: nếu hai bên thoả thuận, anh chị làm W-2 cả năm cho thợ được giữ lại, gồm cả lương và thuế chủ cũ đã trả. Muốn vậy, anh chị cần đủ số liệu payroll của chủ cũ.

Thiết lập payroll lần đầu — tài khoản thuế payroll của bang, báo cáo thợ mới, bảo hiểm workers’ comp, chọn dịch vụ payroll — làm theo bài Mở payroll lần đầu cho tiệm nail. Cách tính commission, lương tối thiểu, overtime: Trả lương thợ nail.

Tip, gift card và tiền còn dở dang của chủ cũ

Mọi khoản tiền “dở dang” vào ngày nhận tiệm phải có người chịu, ghi bằng giấy. Lý tưởng là đã ghi trong hợp đồng mua bán; ngày nhận tiệm là lúc đối chiếu số thật.

Hồ sơ payroll cũ ở đâu? Khi chủ cũ nộp Form 941 cuối, IRS yêu cầu kèm văn bản ghi tên và địa chỉ người giữ hồ sơ payroll ^[12]. Xin chủ cũ cho biết người này. Anh chị có thể cần số liệu cũ để làm W-2 (nếu chọn cách thay thế) hoặc trả lời câu hỏi của thợ. Cách ghi sổ gift card và giữ đúng hạn dùng: Gift card và coupon ở tiệm nail.

Khách và tài khoản online: báo tin đổi chủ thế nào?

Báo ngắn, báo thật, và giữ mọi thứ khách thấy quen trong tháng đầu. Khách quay lại vì thợ, vì giá, vì sạch sẽ. Nếu 3 thứ này giữ nguyên, phần lớn khách không cần biết nhiều hơn.

Cách làm:

• Tại quầy: một tấm bảng nhỏ “Tiệm có chủ mới từ ngày …, cùng đội thợ quen” (tiếng Anh và tiếng Việt nếu khách quen là người Việt).
• Giữ nguyên giá, giờ, dịch vụ trong 30 ngày đầu. Đổi giá ngay tuần đầu dễ làm khách nghĩ tiệm “đổi chất”.
• Lịch hẹn đã đặt: gọi xác nhận từng khách hẹn trong 2 tuần tới, để không ai đến mà bị huỷ.
• Tin nhắn cho khách cũ: chỉ nhắn cho khách đã đồng ý nhận tin. Danh sách đồng ý của chủ cũ có dùng tiếp được không là câu hỏi pháp lý — xem ô bên dưới và bài Tin nhắn SMS & khuyến mãi đúng luật.

Tài khoản online — kiểm trong tuần đầu:

Sau tháng đầu, khi đã ổn định, cách xin review đúng chính sách và trả lời review xấu: Review Google: xin review đúng luật và trả lời review xấu.

Lịch 30 ngày: việc từng tuần

Mỗi tuần một nhóm việc. Không đổi mọi thứ trong tuần đầu; tuần đầu là để giữ.

Trước ngày nhận tiệm (2–3 tuần)

• Nộp đơn license tiệm mới (nếu bang cho nộp trước); hỏi Board về thời gian chờ ^[8][9].
• Xin EIN; mở tài khoản ngân hàng, tài khoản xử lý thẻ; mua bảo hiểm ^[1].
• Thống nhất với chủ cũ: kỳ lương cuối, tip, gift card, cách làm W-2 ^[5].

Tuần 1 (ngày 1–7): giữ người

• Ký biên bản bàn giao; đổi khoá, mã báo động, mật khẩu.
• Gặp toàn bộ thợ; nói rõ lương, ngày trả, tip ^[11].
• Làm I-9 (cách A hoặc B cho tất cả) và W-4 mới ^[3][6].
• Gọi xác nhận lịch hẹn 2 tuần tới; đặt bảng “chủ mới” ở quầy.

Tuần 2 (ngày 8–14): giấy tờ

• Kỳ payroll đầu tiên — đúng ngày, đúng số.
• Báo cáo thợ mới với bang (theo hướng dẫn CPA) ^[3].
• Kiểm quyền chủ Google Business Profile, số điện thoại, website, mạng xã hội.
• Kiểm license từng thợ; treo license tiệm khi có.

Tuần 3 (ngày 15–21): tiền

• Đối chiếu tiền thẻ, tiền mặt mỗi ngày với POS. Xem Quản lý tiền mặt, void và refund.
• Đếm lại hàng tồn, đặt định mức. Xem Quản lý đồ nghề và hàng tồn.
• Nộp thuế payroll của tháng (chậm nhất ngày 15 tháng sau) ^[3].

Tuần 4 (ngày 22–30): quy trình

• Viết và dán quy trình mở – đóng tiệm. Xem Quy trình mở – đóng tiệm nail mỗi ngày.
• Nói chuyện riêng với từng thợ: điều gì nên giữ, điều gì nên sửa.
• Làm P&L tháng đầu tiên. Xem Tiệm nail lời bao nhiêu?.
• Hỏi CPA: Form 8594 của người mua nộp kèm tờ khai năm mua tiệm ^[13]; giữ hợp đồng và biên bản bàn giao.

Sai lầm thường gặp

• Mở cửa bằng license của chủ cũ. Ở California, license chỉ có giá trị cho đúng chủ và đúng địa điểm ^[8].
• Chạy payroll bằng EIN của chủ cũ “cho tiện”. IRS ghi rõ không dùng EIN của chủ cũ, trừ khi mua cổ phần corporation ^[1][3].
• Làm I-9 mới cho vài thợ, giữ I-9 cũ cho vài thợ. Chọn cách A thì phải làm cho tất cả ^[6].
• Dùng tạm máy thẻ của chủ cũ. Tiền vào tài khoản người khác, đối chiếu mất nhiều tuần.
• Đổi giá, đổi giờ, đổi cách chia turn ngay tuần đầu. Thợ và khách mất niềm tin cùng lúc.
• Không chốt ai làm W-2 cho thợ được giữ lại. Tháng 1 hai bên mới hỏi nhau thì đã muộn ^[5].
• Không lấy quyền chủ trang Google và tên miền. Chủ cũ hoặc người làm marketing cũ vẫn kiểm soát.

Khi nào anh chị nên gọi chuyên gia?

• CPA hoặc người làm payroll — trước ngày nhận tiệm: EIN, lịch nộp thuế, cách làm W-2 năm mua tiệm, thợ 1099 hay W-2, Form 8594.
• Board của bang hoặc giảng viên cosmetology: thủ tục license tiệm khi đổi chủ, có được mở cửa trong lúc chờ không.
• Luật sư: gift card và tiền cọc của chủ cũ, danh sách khách đồng ý nhận tin nhắn, tranh chấp tiền thẻ hoặc thiết bị sau ngày giao.
• Đại lý bảo hiểm: bảo hiểm trách nhiệm, tài sản, workers’ comp đứng tên chủ mới từ ngày nhận tiệm.

Checklist 30 ngày đầu sau khi nhận tiệm

In ra, dán ở quầy hoặc phòng sau. Đánh dấu khi xong.

Trước ngày nhận tiệm

• ☐ Đơn license tiệm mới đã nộp / đã hỏi Board thời gian chờ
• ☐ EIN của tiệm mới (đánh dấu “Purchased going business”)
• ☐ Tài khoản ngân hàng, tài khoản xử lý thẻ, bảo hiểm đứng tên mới
• ☐ Thoả thuận bằng văn bản: kỳ lương cuối, tip, gift card, cách làm W-2

Ngày nhận tiệm

• ☐ Biên bản bàn giao 6 phần, hai bên ký
• ☐ Ảnh chụp từng thiết bị
• ☐ Đếm hàng tồn cùng chủ cũ
• ☐ Đổi khoá, mã báo động, mật khẩu POS

Tuần 1

• ☐ Gặp toàn bộ thợ: lương, ngày trả, tip, những gì giữ nguyên
• ☐ I-9: chọn cách A hoặc B cho tất cả thợ
• ☐ W-4 mới cho từng thợ
• ☐ Gọi xác nhận lịch hẹn 2 tuần tới; bảng “chủ mới” ở quầy

Tuần 2

• ☐ Kỳ payroll đầu tiên đúng ngày
• ☐ Báo cáo thợ mới với bang (theo CPA)
• ☐ Quyền chủ: Google Business Profile, số điện thoại, tên miền, mạng xã hội
• ☐ License từng thợ còn hạn; license tiệm treo đúng chỗ

Tuần 3

• ☐ Đối chiếu tiền thẻ, tiền mặt hằng ngày
• ☐ Đếm lại hàng tồn; đặt định mức
• ☐ Nộp thuế payroll của tháng trước ngày 15

Tuần 4

• ☐ Quy trình mở – đóng tiệm dán tường
• ☐ Nói chuyện riêng với từng thợ
• ☐ P&L tháng đầu
• ☐ Hỏi CPA về Form 8594; cất hợp đồng, biên bản bàn giao

Câu hỏi thường gặp

Mua tiệm rồi có dùng tiếp license tiệm của chủ cũ được không?

Thường là không. Ở California, license tiệm chỉ có giá trị cho đúng chủ và đúng địa điểm; chủ mới xin license mới ^[8]. Ở New York, đổi chủ vì bất kỳ lý do gì cũng phải xin license tiệm mới ^[9]. Hỏi Board của bang anh chị trước ngày nhận tiệm.

Có dùng EIN của chủ cũ được không?

Không, trừ khi anh chị trở thành chủ một corporation bằng cách mua cổ phần của nó ^[1]. Mua tài sản tiệm thì xin EIN của mình và đánh dấu “Purchased going business” trên đơn SS-4 ^[1].

Thợ của chủ cũ có phải làm lại I-9 không?

Tuỳ cách anh chị chọn. USCIS cho hai cách: làm I-9 mới cho tất cả thợ được giữ lại, hoặc giữ I-9 cũ và chịu trách nhiệm về lỗi trên đó ^[6]. Chọn một cách cho tất cả.

Năm mua tiệm, thợ nhận W-2 của ai?

Theo cách tiêu chuẩn, thợ nhận hai tờ W-2: một của chủ cũ, một của anh chị. Nếu hai bên thoả thuận cách thay thế, anh chị làm một tờ W-2 cả năm ^[5]. Chốt cách làm trước ngày nhận tiệm.

Có nên tăng giá ngay sau khi mua tiệm?

Nên đợi. Tháng đầu khách và thợ đang xem chủ mới thế nào. Giữ giá, giờ và đội thợ ổn định ít nhất 30 ngày, làm P&L tháng đầu, rồi mới tính chuyện giá.

Thợ cũ đòi tăng commission mới chịu ở lại thì sao?

Đừng hứa ngay tại chỗ. Xem P&L và cách trả hiện tại, tính xem tiệm chịu được bao nhiêu, rồi trả lời trong vài ngày. Mọi thay đổi về lương ghi bằng giấy. Cách tính commission đúng luật: Trả lương thợ nail.

Chủ cũ ở lại hướng dẫn bao lâu là đủ?

Không có con số chung; ghi theo hợp đồng mua bán. Nhiều người mua muốn chủ cũ có mặt vài ngày đầu để giới thiệu khách và thợ, sau đó chỉ gọi điện khi cần. Ghi rõ ngày, giờ và việc chủ cũ phải làm.

Tóm lại

• License tiệm: thường phải xin mới khi đổi chủ; hỏi Board trước ngày nhận tiệm ^[8][9].
• EIN và tài khoản của chính anh chị — không dùng EIN, máy thẻ, tài khoản của chủ cũ ^[1][3].
• Thợ: I-9 (một cách cho tất cả), W-4 mới, nói rõ lương và tip ngay ngày đầu ^[3][6][11].
• Payroll: nộp thuế theo tháng năm đầu; chốt với chủ cũ cách làm W-2 ^[3][5].
• Khách: giữ giá, giờ, đội thợ trong 30 ngày; lấy quyền chủ mọi tài khoản online.

Bài liên quan

• Mua, sang và bán tiệm nail — cẩm nang cho chủ tiệm · Mua – sang tiệm nail: checklist kiểm tra trước khi xuống tiền
• Hợp đồng mua bán tiệm nail: mua tài sản hay mua công ty, đặt cọc và escrow · Chuẩn bị bán tiệm nail
• Giấy phép tiệm và thợ nail: gia hạn, thất lạc, bị phạt · Mở payroll lần đầu cho tiệm nail
• Thợ nail 1099 hay W-2? · Tuyển và giữ thợ nail giỏi · Google Business Profile cho tiệm nail

Nguồn tham khảo

1. Instructions for Form SS-4 (Rev. December 2025), Application for Employer Identification Number — IRS (Line 10 “Purchased going business”). https://www.irs.gov/instructions/iss4 (truy cập 26/10/2026)
2. Do you need a new EIN? — IRS, cập nhật 21/07/2026. https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/do-you-need-a-new-ein · Bản tiếng Việt “Khi nào cần xin EIN mới?”: https://www.irs.gov/vi/businesses/small-businesses-self-employed/when-to-get-a-new-ein (truy cập 26/10/2026)
3. Publication 15 (2026), (Circular E), Employer’s Tax Guide — IRS (mục 1 EIN; Hiring New Employees; mục 9 Successor employer; mục 11 Monthly Deposit Schedule — New employers; mục 14 FUTA). https://www.irs.gov/publications/p15 (truy cập 26/10/2026)
4. General Instructions for Forms W-2 and W-3 (2026) — IRS (mục Successor/predecessor employers). https://www.irs.gov/instructions/iw2w3 (truy cập 26/10/2026)
5. Rev. Proc. 2004-53, Internal Revenue Bulletin 2004-34 — IRS (mục 4 Standard Procedure, mục 5 Alternate Procedure). https://www.irs.gov/irb/2004-34_IRB (truy cập 26/10/2026)
6. Handbook for Employers M-274, 8.0 Rules for Continuing Employment and Other Special Rules — U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS). https://www.uscis.gov/i-9-central/form-i-9-resources/handbook-for-employers-m-274/80-rules-for-continuing-employment-and-other-special-rules (truy cập 26/10/2026)
7. About Form 8822-B, Change of Address or Responsible Party — Business — IRS. https://www.irs.gov/forms-pubs/about-form-8822-b (truy cập 26/10/2026)
8. Frequently Asked Questions (Establishment Owners) — California Board of Barbering and Cosmetology. https://www.barbercosmo.ca.gov/forms_pubs/publications/faqs.shtml (truy cập 26/10/2026)
9. Frequently Asked Questions – Nail Specialty — New York Department of State. https://dos.ny.gov/frequently-asked-questions-nail-specialty (truy cập 26/10/2026)
10. Plan your business — mục “Buy an existing business or franchise” — U.S. Small Business Administration. https://www.sba.gov/counseling/plan-your-business/ (truy cập 26/10/2026)
11. Fact Sheet #15: Tipped Employees Under the Fair Labor Standards Act (FLSA) — U.S. Department of Labor, Wage and Hour Division. https://www.dol.gov/agencies/whd/fact-sheets/15-tipped-employees-flsa (truy cập 26/10/2026)
12. Closing a business — IRS, cập nhật 21/07/2026. https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/closing-a-business · Bản tiếng Việt: https://www.irs.gov/vi/businesses/small-businesses-self-employed/closing-a-business (truy cập 26/10/2026)
13. Instructions for Form 8594 (Rev. November 2021), Asset Acquisition Statement Under Section 1060 — IRS. https://www.irs.gov/instructions/i8594 (truy cập 26/10/2026)

Lịch sử cập nhật

• 26/10/2026: Đăng lần đầu.