Nội quy tiệm nail: mẫu song ngữ và cách áp dụng

Tiệm nail nhỏ có cần nội quy viết không?

Nên có, dù tiệm chỉ 3–4 thợ. Nội quy viết giúp mọi thợ hiểu cùng một luật, nên bớt cãi nhau. Khi có tranh chấp, bản nội quy có chữ ký là giấy tờ cho thấy tiệm đã nói rõ từ đầu.

Ở tiệm nail, tranh cãi thường đến từ những chuyện nhỏ lặp lại mỗi ngày:

• Ai được khách tiếp theo, khách quen tính turn thế nào.
• Thợ dùng điện thoại khi đang làm cho khách.
• Đi trễ, về sớm, đổi ca không báo.
• Khách phàn nàn, ai làm lại, ai chịu.

Khi luật chỉ nằm trong đầu chủ tiệm, mỗi lần nhắc lại là một lần căng thẳng. Khi luật đã viết ra và thợ đã ký, chủ tiệm chỉ cần chỉ vào mục số mấy.

Nội quy tiệm nail nên có những mục nào?

Một bản đủ dùng có 12 mục. Bảng dưới đây cho biết mỗi mục nói gì, và mục đó do tiệm tự quyết hay phải theo luật.

Mục 3, 4, 5, 9 là các mục dễ sai luật nhất. Đừng chép nguyên văn nội quy của tiệm ở bang khác cho các mục này.

Mẫu nội quy song ngữ Việt – Anh (12 mục)

Dưới đây là bản mẫu anh chị có thể chép, sửa và in. Chỗ có dấu gạch “______” là chỗ anh chị tự điền. Các câu được viết trung lập, không hứa thêm và không bớt quyền lợi của thợ theo luật.

NỘI QUY TIỆM ______ / ______ SALON POLICIES Áp dụng từ ngày / Effective date: ______

Lời mở đầu / Introduction

• VI: Nội quy này giúp mọi người trong tiệm làm việc công bằng, an toàn và tôn trọng nhau. Nếu có điều gì chưa rõ, hãy hỏi ______.
• EN: These policies help everyone at our salon work fairly, safely and respectfully. If anything is unclear, please ask ______.

1. Giờ làm & chấm giờ / Work hours & time records

• VI: Tiệm mở cửa từ ______ đến ______. Lịch làm của từng người được dán tại ______.
• EN: The salon is open from ______ to ______. Each person’s schedule is posted at ______.
• VI: Mỗi người tự chấm giờ vào và giờ ra mỗi ngày. Không chấm giùm người khác.
• EN: Everyone records their own start and end time each day. Do not clock in or out for anyone else.
• VI: Nếu đi trễ hoặc phải nghỉ, báo cho ______ trước ______ bằng điện thoại hoặc tin nhắn.
• EN: If you will be late or absent, call or text ______ before ______.
• VI: Muốn đổi ca với người khác, phải được ______ đồng ý trước.
• EN: Shift swaps must be approved by ______ in advance.

2. Chia turn / Turn rotation

• VI: Cách chia turn của tiệm được dán tại quầy và áp dụng như nhau cho mọi thợ, kể cả người nhà.
• EN: The salon’s turn rules are posted at the front desk and apply equally to every technician, including family members.
• VI: Khách gọi tên thợ hoặc có hẹn trước được tính như sau: ______.
• EN: Request and appointment clients are counted as follows: ______.
• VI: Thắc mắc về turn thì nói riêng với ______ trong ngày, không tranh cãi trước mặt khách.
• EN: Questions about turns should be raised privately with ______ the same day, never in front of clients.

3. Trả lương & tip / Pay & tips

• VI: Lương được trả vào ngày ______, mỗi ______ (tuần / hai tuần). Mỗi kỳ lương có giấy ghi chi tiết.
• EN: Pay is issued every ______ (week / two weeks) on ______. Each paycheck comes with a pay statement.
• VI: Tip khách cho là của thợ. Chủ tiệm và quản lý không giữ phần tip nào của thợ.
• EN: Tips belong to the technicians. Owners and managers do not keep any part of technicians’ tips.
• VI: Tip tiền mặt và tip thẻ đều được ghi lại mỗi ngày theo từng thợ. Tip thẻ được trả cho thợ vào ______, và không trễ hơn ngày trả lương của kỳ đó.
• EN: Cash and card tips are recorded daily for each technician. Card tips are paid out on ______, no later than the regular payday for that pay period.
• VI: Phí thẻ trên tip: ______ (không trừ / chỉ trừ đúng % phí thẻ thực tế, nếu luật bang cho phép).
• EN: Card fees on tips: ______ (not deducted / only the actual card processing percentage, if state law allows).
• VI: Khách luôn được quyền không để tip. Không ai được ép khách để tip.
• EN: Clients may always choose not to tip. No one may pressure a client to tip.
• VI: Thắc mắc về lương hoặc tip, hãy hỏi ______. Tiệm sẽ kiểm tra và trả lời trong ______ ngày.
• EN: Questions about pay or tips should go to ______. The salon will review and reply within ______ days.

4. Vệ sinh & an toàn / Sanitation & safety

• VI: Làm sạch và khử trùng dụng cụ, bàn và bồn pedicure đúng quy định của State Board sau mỗi khách.
• EN: Clean and disinfect tools, stations and pedicure tubs after every client, following State Board rules.
• VI: Dụng cụ dùng một lần thì bỏ sau khi dùng. Ghi sổ vệ sinh nếu tiệm hoặc bang yêu cầu.
• EN: Single-use items are thrown away after use. Fill in the cleaning log when the salon or state requires it.
• VI: Mỗi thợ giữ license còn hạn và treo đúng chỗ theo quy định. Báo cho tiệm trước ______ ngày khi license sắp hết hạn.
• EN: Each technician keeps a current license displayed as required. Tell the salon at least ______ days before your license expires.

5. Hoá chất / Chemicals

• VI: Biết chỗ để SDS (bảng an toàn hoá chất) và đọc trước khi dùng sản phẩm mới.
• EN: Know where the SDS (Safety Data Sheets) are kept and read them before using a new product.
• VI: Đậy nắp chai sau khi dùng. Dùng găng tay, khẩu trang, kính khi sản phẩm yêu cầu.
• EN: Close containers after use. Wear gloves, masks or eye protection when the product calls for it.
• VI: Không ăn uống tại bàn làm việc. Báo ngay khi đổ hoá chất hoặc thấy khó thở, chóng mặt.
• EN: No eating or drinking at work stations. Report spills, breathing problems or dizziness right away.

6. Trang phục / Dress code

• VI: Mặc đồ gọn gàng, sạch sẽ, màu ______. Giày kín mũi. Tóc dài buộc gọn.
• EN: Wear clean, neat clothing in ______. Closed-toe shoes. Long hair tied back.
• VI: Nếu tiệm yêu cầu đồng phục riêng, tiệm sẽ ______.
• EN: If the salon requires a specific uniform, the salon will ______.

7. Điện thoại / Phone use

• VI: Không dùng điện thoại cá nhân khi đang làm cho khách, trừ trường hợp khẩn cấp.
• EN: Do not use personal phones while serving a client, except in an emergency.
• VI: Được dùng điện thoại khi không có khách, trong giờ nghỉ, hoặc tại ______.
• EN: Phones may be used between clients, during breaks, or at ______.
• VI: Không chụp hình hay quay phim khách khi chưa được khách đồng ý.
• EN: Do not photograph or film clients without their permission.

8. Khách phàn nàn & làm lại / Client complaints & redos

• VI: Khi khách phàn nàn, giữ bình tĩnh, xin lỗi và gọi ______ để xử lý.
• EN: When a client complains, stay calm, apologize and call ______ to handle it.
• VI: Tiệm làm lại miễn phí trong vòng ______ ngày theo chính sách của tiệm.
• EN: The salon offers free redos within ______ days under salon policy.
• VI: Chi phí làm lại không bị trừ vào lương hoặc tip của thợ.
• EN: Redo costs are not deducted from technicians’ pay or tips.

9. Nghỉ phép, nghỉ ốm & nghỉ giải lao / Time off, sick leave & breaks

• VI: Xin nghỉ phép báo trước ít nhất ______ ngày cho ______.
• EN: Request time off at least ______ days in advance from ______.
• VI: Khi bị ốm, báo cho ______ càng sớm càng tốt. Tiệm cho nghỉ ốm theo luật của bang và thành phố nơi tiệm hoạt động. Chi tiết: ______.
• EN: If you are sick, tell ______ as soon as possible. Sick leave follows the laws of the state and city where the salon operates. Details: ______.
• VI: Giờ nghỉ ăn và nghỉ giải lao: ______.
• EN: Meal and rest breaks: ______.

10. Tôn trọng & chống quấy rối / Respect & anti-harassment

• VI: Tiệm không chấp nhận quấy rối, kể cả quấy rối tình dục, lời nói xúc phạm, hay phân biệt đối xử với thợ hoặc khách.
• EN: The salon does not tolerate harassment, including sexual harassment, insults or discrimination against staff or clients.
• VI: Nếu bị quấy rối hoặc thấy người khác bị quấy rối, hãy báo cho ______. Nếu người đó là ______, báo cho ______.
• EN: If you experience or see harassment, report it to ______. If that person is ______, report it to ______.
• VI: Tiệm sẽ xem xét mọi báo cáo. Không ai bị phạt hay bị đối xử tệ hơn vì đã báo cáo.
• EN: The salon will look into every report. No one will be punished or treated worse for making a report.

11. Tài sản của tiệm / Salon property

• VI: Dụng cụ, máy móc, máy POS, chìa khoá là tài sản của tiệm. Không mang về nhà khi chưa được phép.
• EN: Tools, equipment, the POS system and keys belong to the salon. Do not take them home without permission.
• VI: Mỗi người dùng mã đăng nhập riêng trên máy POS. Không cho người khác dùng mã của mình.
• EN: Everyone uses their own POS login. Do not share your login with anyone.
• VI: Thấy hư hỏng hoặc thiếu đồ, báo ngay cho ______.
• EN: Report any damage or missing items to ______ right away.

12. Nghỉ việc / Leaving the salon

• VI: Nếu muốn nghỉ việc, xin báo trước ______ tuần nếu có thể.
• EN: If you plan to leave, please give ______ weeks’ notice if possible.
• VI: Trả lại chìa khoá, đồng phục của tiệm và mọi tài sản của tiệm trước ngày làm cuối.
• EN: Return keys, salon uniforms and all salon property by your last day.
• VI: Lương và tip lần cuối được trả theo đúng luật của bang.
• EN: Final pay and tips are paid according to state law.

Ký nhận / Acknowledgment

• VI: Tôi đã nhận, đã đọc (hoặc được đọc cho nghe) và hiểu nội quy này bằng ngôn ngữ tôi chọn. Tôi biết hỏi ai khi có thắc mắc.
• EN: I have received, read (or had read to me) and understood these policies in the language of my choice. I know whom to ask if I have questions.
• Họ tên / Name: ______ · Chữ ký / Signature: ______ · Ngày / Date: ______
• Đại diện tiệm / Salon representative: ______ · Ngày / Date: ______

Mục nào luật bắt buộc, mục nào tiệm tự quyết?

Tiệm tự quyết phần “cách làm việc”. Luật quyết phần “quyền lợi của thợ”. Anh chị được tự đặt luật về turn, điện thoại, trang phục. Nhưng các mục về lương, tip, nghỉ ốm, nghỉ giải lao phải theo luật liên bang và luật bang.

Tiệm tự quyết (miễn là áp dụng như nhau cho mọi người):

• Cách chia turn, khách quen, khách hẹn (xem Chia turn thợ nail).
• Quy định dùng điện thoại, chụp hình khách.
• Trang phục, giày, tóc.
• Cách xử lý khách phàn nàn và chính sách làm lại.

Phải theo luật — nội quy không được viết khác:

• Tip: theo luật lương liên bang, chủ tiệm và quản lý không được giữ tip của thợ ^[3]. Nội quy ghi “tiệm giữ 10% tip” là trái luật. Tip thẻ phải trả cho thợ không trễ hơn ngày trả lương thường kỳ. Nếu trừ phí thẻ, chỉ được trừ tối đa đúng phần phí giao dịch thẻ ^[3].
• Trừ lương: luật liên bang không cho trừ lương nếu việc trừ làm thợ nhận dưới lương tối thiểu hoặc mất tiền overtime ^[2]. Xem mục “Vi phạm nội quy thì xử lý ra sao cho đúng luật?” bên dưới.
• Đồng phục: nếu tiệm bắt mặc đồng phục riêng, chi phí đồng phục được coi là chi phí của tiệm. Nếu thợ phải tự trả, số tiền đó không được làm lương thợ xuống dưới mức tối thiểu ^[2].
• Nghỉ ốm, nghỉ ăn, nghỉ giải lao, lương lần cuối: do luật bang (và có khi luật thành phố) quy định. Mỗi bang một khác.

Anh chị muốn kiểm tra luật của bang mình? Bộ Lao động Liên bang (DOL) ghi rõ: công cụ poster của DOL chỉ nói về luật liên bang, còn quy định của bang phải hỏi Sở Lao động của bang ^[1]. Tìm “(tên bang) Department of Labor” và chỉ đọc trang có đuôi .gov.

Poster nào bắt buộc dán trong tiệm?

Tiệm có nhân viên phải dán poster quyền lợi người lao động, cả liên bang lẫn bang. Poster liên bang được DOL phát miễn phí ^[1]. Đừng trả tiền cho người gọi điện hay gửi thư “bán bộ poster bắt buộc” khi chưa kiểm tra.

Cách biết tiệm mình cần poster liên bang nào:

1. Mở công cụ FirstStep Poster Advisor của DOL ^[1].
2. Trả lời các câu hỏi về tiệm (có nhân viên không, bao nhiêu người…).
3. Công cụ cho danh sách poster liên bang cần dán, kèm link tải.
4. In ra, dán ở chỗ thợ dễ thấy (phòng nghỉ, gần chỗ chấm giờ).

Poster của bang thì công cụ này không nói tới. DOL ghi rõ: muốn biết quy định poster của bang, hãy liên hệ Sở Lao động của bang ^[1].

Áp dụng nội quy thế nào để thợ chịu theo?

Thợ chịu theo khi họ hiểu, được hỏi, và thấy luật áp dụng như nhau cho mọi người. Phát tờ giấy rồi bảo “ký đi” thường không đủ. Làm theo 7 bước sau:

1. Điền mẫu. Chép bản mẫu ở trên, điền tên tiệm, giờ mở cửa, người phụ trách.
2. Viết lại mục turn cho đúng cách tiệm đang làm. Viết đủ rõ để thợ mới đọc là hiểu.
3. Nhờ luật sư xem các mục lương, tip, nghỉ ốm, nghỉ giải lao, nghỉ việc theo luật bang.
4. Họp cả tiệm. Đọc từng mục, giải thích lý do, để thợ hỏi. Đọc cho thợ nghe nếu thợ không quen đọc.
5. Đưa bản song ngữ. Mỗi thợ giữ một bản bằng ngôn ngữ mình đọc được.
6. Ký nhận và lưu lại. Thợ ký trang ký nhận. Tiệm giữ bản ký trong hồ sơ của từng thợ.
7. Rà lại mỗi năm, hoặc ngay khi luật bang thay đổi. Sửa xong thì họp và ký nhận lại.

Áp dụng như nhau cho mọi người là điều quan trọng nhất. Nếu người nhà được dùng điện thoại thoải mái mà thợ khác bị nhắc, nội quy mất tác dụng ngay. Tệ hơn, thợ có thể cho rằng mình bị đối xử bất công.

Vi phạm nội quy thì xử lý ra sao cho đúng luật?

Xử lý theo từng bậc, ghi lại bằng giấy, và không dùng tiền phạt trừ vào lương hay tip. Luật liên bang không cho trừ lương làm thợ nhận dưới lương tối thiểu hoặc mất overtime, kể cả khi thợ làm hư đồ vì bất cẩn ^[2]. Luật bang có thể còn chặt hơn. Cách an toàn nhất là không dùng tiền phạt.

Các bậc xử lý gợi ý:

Những việc không nên làm khi thợ vi phạm:

• Trừ tiền vào lương hoặc tip (“đi trễ trừ $20”).
• Bớt turn để phạt. Với thợ ăn commission, bớt turn là bớt thu nhập, nên hỏi luật sư trước nếu muốn dùng cách này.
• La mắng trước mặt khách.
• Xử lý người nhà nhẹ hơn thợ khác.

Sai lầm thường gặp

• Chép nội quy của tiệm bang khác. Nghỉ ốm, nghỉ giải lao, lương lần cuối khác nhau giữa các bang. Bản chép có thể thiếu hoặc sai.
• Ghi phạt tiền bằng cách trừ lương hoặc tip. Dễ vi phạm luật lương tối thiểu ^[2], và tip không phải tiền của tiệm ^[3].
• Chỉ có bản tiếng Anh. Thợ ký mà không hiểu thì chữ ký ít giá trị, và luật vẫn bị vi phạm hằng ngày.
• Không có chữ ký nhận. Khi có tranh chấp, tiệm khó chứng minh đã thông báo luật.
• Áp dụng khác nhau giữa thợ thường và người nhà. Mất lòng tin, dễ bị cho là đối xử bất công.
• Viết xong rồi để đó. Luật bang đổi, tiệm đổi cách chia turn, nhưng nội quy vẫn là bản cũ.

Khi nào anh chị nên gọi chuyên gia?

• Trước khi phát nội quy lần đầu → nhờ luật sư lao động ở bang mình đọc mục lương, tip, nghỉ ốm, nghỉ việc.
• Muốn cho thợ nghỉ việc vì vi phạm nội quy → hỏi luật sư trước khi báo cho thợ.
• Thợ khiếu nại bị quấy rối hoặc bị đối xử bất công → gặp luật sư ngay, giữ mọi giấy tờ.
• Tiệm ở California, New York, hoặc có từ 5 nhân viên trở lên → hỏi luật sư về đào tạo chống quấy rối bắt buộc và luật nghỉ ốm.

Checklist trước khi phát nội quy cho thợ

In ra, đánh dấu từng dòng:

• ☐ Đã điền đủ các chỗ “______” trong bản mẫu.
• ☐ Mục turn viết đúng cách tiệm đang làm.
• ☐ Không có câu nào cho phép tiệm giữ tip hoặc trừ lương làm phạt.
• ☐ Mục nghỉ ốm, nghỉ giải lao, lương lần cuối đã kiểm theo luật bang.
• ☐ Luật sư đã đọc (hoặc anh chị đã ghi lại câu hỏi để hỏi).
• ☐ Có bản tiếng Việt và bản tiếng Anh giống nhau về nội dung.
• ☐ Đã dán poster liên bang (theo Poster Advisor) và poster của bang.
• ☐ Đã họp cả tiệm, đọc và giải đáp.
• ☐ Mọi thợ đã ký nhận; bản ký lưu trong hồ sơ từng người.
• ☐ Đã đặt lịch rà lại nội quy vào tháng ______ năm sau.

Câu hỏi thường gặp

Nội quy có cần dịch sang tiếng Anh không?

Nên có cả hai. Nội quy chỉ có tác dụng khi người đọc hiểu được. Tiệm có thợ người Việt, người Mỹ, người gốc Latin… nên có bản song ngữ, và nếu cần thì thêm ngôn ngữ của thợ.

Có được cấm thợ dùng điện thoại khi làm không?

Tiệm được đặt luật dùng điện thoại, miễn là ghi rõ trong nội quy và áp dụng như nhau cho mọi người. Nên cho phép dùng khi không có khách, giờ nghỉ và lúc khẩn cấp. Không xử phạt bằng cách trừ lương.

Có được bắt thợ mua đồng phục không?

Tiệm được yêu cầu đồng phục. Nhưng theo DOL, chi phí đồng phục tiệm bắt mặc là chi phí của tiệm; nếu thợ phải trả, khoản đó không được làm lương thợ xuống dưới mức tối thiểu ^[2]. Cách đơn giản nhất là tiệm cấp đồng phục.

Thợ không chịu ký nội quy thì sao?

Hỏi xem thợ chưa hiểu hoặc chưa đồng ý chỗ nào, giải thích lại. Nếu thợ vẫn không ký, ghi chú ngày tiệm đã đưa nội quy và đã họp, có người làm chứng ký tên. Trường hợp này nên hỏi luật sư trước khi làm gì thêm.

Nội quy có áp dụng cho người thuê ghế không?

Người thuê ghế thật (booth renter) làm ăn riêng, nên tiệm thường không áp nội quy nhân viên cho họ, mà ghi luật chung trong hợp đồng thuê. Nếu tiệm bắt người thuê ghế theo giờ giấc, turn, đồng phục như nhân viên, họ có thể bị coi là nhân viên. Xem bài Cho thuê ghế ở tiệm nail.

Bao lâu cập nhật nội quy một lần?

Ít nhất mỗi năm một lần, và ngay khi luật bang hay cách làm của tiệm thay đổi. Mỗi lần sửa, ghi ngày áp dụng mới và cho thợ ký nhận lại.

Thợ là người nhà có cần ký nội quy không?

Có. Người nhà làm trong tiệm cũng nên ký như mọi người. Luật áp dụng như nhau là cách nhanh nhất để thợ khác tin vào nội quy.

Tóm lại

• Tiệm nhỏ cũng nên có nội quy viết, song ngữ Việt–Anh, có chữ ký nhận.
• Tiệm tự quyết chuyện turn, điện thoại, trang phục; còn tip, trừ lương, nghỉ ốm, nghỉ giải lao phải theo luật.
• Không bao giờ ghi “tiệm giữ tip” hay “phạt tiền trừ lương” trong nội quy.
• Poster liên bang lấy miễn phí qua Poster Advisor của DOL; poster bang hỏi Sở Lao động của bang.
• Bắt đầu từ bản mẫu 12 mục ở trên, nhờ luật sư đọc, rồi họp thợ ký nhận.

Bài liên quan

• Quản lý thợ nail & team — cẩm nang cho chủ tiệm
• Chia turn thợ nail: các cách chia công bằng · Tuyển và giữ thợ nail giỏi
• Trả lương thợ nail: commission, lương tối thiểu và overtime · Cho thuê ghế (booth rental)
• Khử trùng dụng cụ và bồn pedicure · Hoá chất, SDS và quy định OSHA

Nguồn tham khảo

1. FirstStep Poster Advisor — U.S. Department of Labor. https://webapps.dol.gov/elaws/posters.htm
2. Fact Sheet #16: Deductions From Wages for Uniforms and Other Facilities Under the FLSA — U.S. Department of Labor, Wage and Hour Division. https://www.dol.gov/agencies/whd/fact-sheets/16-flsa-wage-deductions
3. Fact Sheet #15: Tipped Employees Under the Fair Labor Standards Act (FLSA) — U.S. Department of Labor, Wage and Hour Division. https://www.dol.gov/agencies/whd/fact-sheets/15-tipped-employees-flsa

Lịch sử cập nhật

• 15/10/2026: Đăng lần đầu.